Listas de contatos para ligação com IA: horário e ritmo certos

Nem toda empresa vai integrar a API logo no primeiro dia. Muitas começam com uma planilha de clientes e uma pergunta simples: dá para a IA ligar para todo mundo dessa lista? Dá. As listas de contatos do painel da respondendo.app permitem colar os telefones, escolher o agente e deixar as ligações acontecerem no horário certo, no ritmo que o seu saldo e a sua equipe aguentam.

Neste guia você vai ver como montar uma lista, como funcionam o horário de ligação e os canais simultâneos e como acompanhar o andamento.

Como montar listas de contatos no painel

1. Prepare os dados. Telefone com DDD e as informações que o roteiro usa, como nome e produto de interesse.
2. Escolha o agente. Um modelo pronto ajustado à sua empresa ou um agente escrito do zero.
3. Cole os contatos na tela da lista e confira se as colunas batem com as variáveis do roteiro.
4. Revise o horário de ligação daquela lista.
5. Inicie. As ligações começam a sair e cada resultado aparece no histórico.

Antes de uma lista grande, faça uma lista pequena de teste, com o seu telefone e o de alguns colegas, e leia as transcrições.

Horário de ligação

Ligar na hora errada irrita e desperdiça tentativas. Nas configurações da conta existe um horário padrão de ligação, com início, fim e dias da semana, e cada lista recebe uma cópia que pode ser editada na hora de criar. Fora desse horário, a lista para sozinha e volta a ligar quando o horário abre de novo, sem você precisar lembrar.

Vale pensar no público: uma lista de empresas rende melhor em horário comercial; uma lista de pessoas físicas pode funcionar melhor no fim da tarde. Os gráficos do painel mostram as ligações atendidas por hora e ajudam a achar o melhor horário para o seu caso.

Canais simultâneos: o ritmo da lista

Canais simultâneos são quantas ligações a sua IA faz ao mesmo tempo. Na respondendo.app, esse número acompanha o saldo da conta: mais crédito, mais canais, e com saldo baixo fica pelo menos um. Nas configurações, você ainda pode definir um teto próprio.

O teto é útil quando as ligações geram trabalho para pessoas. Se cada contato interessado precisa ser atendido por um vendedor no mesmo dia, não adianta ligar para todo mundo em uma hora. Um ritmo menor distribui os interessados ao longo do expediente.

O que acontece durante a lista

• Cada ligação que termina puxa a próxima, respeitando os canais disponíveis.
• Se o crédito acabar, a lista pausa com o motivo e você retoma na tela depois de colocar crédito.
• Cada contato recebe um resultado, como interessado, agendado, sem interesse ou não atendeu.
• O histórico guarda tudo: gravação, transcrição, resumo e resultado, com exportação em CSV.

Listas de contatos e integrações

O resultado de cada ligação da lista pode seguir para as integrações do painel: mover o card no CRM, marcar o horário na agenda, gravar uma linha no Google Planilhas ou avisar o time no Slack. Assim, a lista não termina numa tela que alguém precisa conferir à mão: os interessados já chegam no lugar onde o time trabalha.

Quando o volume crescer e a lista passar a vir do seu sistema, a API de ligação faz o mesmo trabalho por código, com o resultado chegando no seu webhook.

Exemplo: um provedor de internet

O provedor fictício do Antônio queria avisar os clientes de um bairro sobre um plano novo de fibra. A equipe exportou a lista do sistema, colou no painel, escolheu o modelo de provedor de internet e ajustou o roteiro com o nome do plano e as condições da oferta.

O horário da lista ficou das 10h às 19h, de segunda a sábado, e o teto de canais foi definido para que os interessados chegassem num ritmo que os dois vendedores conseguissem atender. No fim de cada dia, os interessados já estavam no CRM com o resumo da conversa.

Perguntas frequentes

Posso pausar uma lista no meio?

Pode. A lista para onde estava e retoma do mesmo ponto quando você mandar continuar.

O que acontece com quem não atende?

O contato fica com o resultado de não atendido. Você pode montar uma nova lista com esses números para tentar em outro horário.

Preciso de API para usar listas?

Não. As listas de contatos funcionam inteiramente pelo painel. A API é para quem quer automatizar a partir do próprio sistema.

Monte a sua primeira lista

Crie sua conta com o Google, ajuste um agente pronto e faça uma lista de teste com os telefones da sua equipe. Quando estiver satisfeito, suba as suas listas de contatos de verdade. Veja também como funciona cada ligação.